• Hjälp

Trygg hantering på årets viktigaste bolagshändelse

Trygg hantering på årets viktigaste bolagshändelse

Trygg hantering på årets viktigaste bolagshändelse

Det drar ihop sig till bolagsstämmosäsong och på Euroclear Sweden ligger fullt fokus på att hjälpa kunderna med förberedelserna.

– I januari tar det verkligen fart, men vårt jobb startar egentligen redan på hösten. Från och med oktober och fram till själva stämman har vi planeringsmöten tillsammans med våra kunder. För vissa räcker det med ett möte och andra träffar vi mer regelbundet, det beror helt på kundens önskemål, berättar Johan Arbman, en av de projektledare som jobbar med Euroclear Swedens BOSS-tjänster.

En annan uppgift för gruppen som arbetar med bolagsstämmotjänsterna är att utbilda exempelvis banker och advokatbyråer.

– Vi håller oss även ajour med lagstiftning och regleringar som kan påverka våra kunders bolagsstämmor på ett eller annat sätt, säger Johan.

Tre olika tjänstenivåer

BOSS står för bolagsstämmosystem och det finns tre nivåer av tjänsten. Med Complete sköter Euroclear Sweden allt, från kallelse och anmälningar till inpassering och votering på stämman.

– Man kan säga att de som använder Complete har outsourcat den delen av sin bolagsstämma till oss. Den stora merparten av våra kunder vi hjälper har valt att göra så, berättar Johan.

En del kunder vill dock ta hand om en del av förberedelserna själva, exempelvis för att de gärna vill ha den kontakt med aktieägarna som det ger att svara i telefon och ta emot anmälningar till stämman. Då passar Client-nivån bra. Euroclear Sweden är fortfarande med under stämmodagen och ansvarar för inpassering, voteringar och annat.

Slutligen finns BOSS Light, för de bolag som gör nästan allt helt själva. Euroclear Sweden bistår då med ett internetbaserat system för anmälningar och registering av närvaro på stämman som kunden kan administrera på egen hand.

– Det är inte bara storleken på bolaget som avgör vilken tjänstenivå man väljer. En del bolag med väldigt många aktieägare vill ta emot anmälningarna själva, medan mindre bolag kanske väljer att lägga över allt på oss på grund av resursbrist internt.

Olika stora stämmor men samma procedur

Antalet aktieägare i bolagen varierar mellan några tusen och över en halv miljon, och på stämmorna kommer allt från ett tjugotal personer till runt tusen för de större bolagen. Jobbet för BOSS-teamet ute på stämman är alltså ganska varierande även om procedurerna är desamma.

– Voteringen är till exempel en sak som ser olika ut beroende på hur många som deltar i stämman. Ibland används röstdosor och ibland sker röstningen genom acklamation.

Säkerhet och trygghet på stämman

En viktig del av teamets arbete är säkerheten och tillgängligheten. Förutom projektledaren är alltid en tekniker med på stämman, och all data och teknik är dubblerad.

– Stämman är central för bolagen, det är ju det beslutande organet. Det får helt enkelt inte gå fel. Därför har vi hela tiden satt tryggheten och säkerheten i första rummet. Många kunder ser klara fördelar med att Euroclear Sweden utöver BOSS-tjänsten är en naturlig del av stämman i och med att vi ansvarar för bolagsstämmoaktieboken. Vi jobbar med det här dagligen, inte bara kring stämmoperioderna, och kunden har ofta samma projektledare från år till år så att båda känner sig trygga i samarbetet.

Kontakt

På bilden, från vänster till höger:

Ann-Sofie Selin, Krister Modin, Mikael Persson, Krister Grönlund, Tina Hendberg, Johan Arbman, Per Helgesson, Torkel Edström och Jenny Lundgren.

 

 

Toppen av sidan