SRDII:n vaatimukset tuovat seuraavat muutokset liikkeeseenlaskijoille:

• yhtiökokouskutsun tai yhtiökokoustietojen toimittaminen Euroclear Finlandille sen ilmoittamalla tavalla 
• yhtiökokouksen jälkeen äänestysohjeiden vahvistaminen osakkeenomistajille joko suoraan osakkeenomistajille tai Euroclear Finlandin tarjoaman palvelun avulla
• tulosten tiedottaminen osakkeenomistajille Euroclear Finlandin tarjoaman palvelun avulla.  

Euroclear Finlandin yhtiökokouspalvelu suorarekisteröityjen osakkeenomistajien ilmoittautumisissa sekä palvelu yhtiökokouspaikalla säilyy ennallaan. Myöskään yhtiökokouksen aikatauluun ei tule muutoksia. SRDII koskee listattuja yhtiöitä, mutta Euroclear Finland tarjoaa samat yhtiökokouspalvelut mukaan lukien uudet toiminnallisuudet kaikille osakeliikkeeseenlaskijoille. 

SRDII:n vaatimukset tuovat seuraavat muutokset tilinhoitajille:

• Euroclear Finlandilta tieto sanomalla yhtiökokouksesta liikkeeseenlaskijalta saadun tiedon perusteella
• yhtiökokoustietojen toimittaminen eteenpäin säilytysketjussa sanomilla
• ilmoittautumisten ja äänestysohjeiden vastaanottaminen säilytysketjussa ja toimittaminen sanomilla Euroclear Finlandille
• äänestysohjeiden vahvistusten ja yhtiökokoustulosten toimittaminen eteenpäin sanomilla säilytysketjussa

Liikkeeseenlaskija on yhteydessä Euroclear Finlandiin ennen yhtiökokouskutsun julkaisemista ja sopii kaikista tarvittavista palveluista ja tarvittavien tietojen toimittamisesta Euroclear Finlandille.

Lomake yhtiökokoustietojen ilmoittamista varten >

1. Yhtiökokouskutsu

Listayhtiöt lähettävät yhtiökokouskutsun Euroclear Finlandille. Yhtiökokouskutsun tiedot pitää antaa samanaikaisesti kun kutsu julkaistaan pörssitiedotteena. Yhtiökokouksen agenda on pakollinen äänestysohjeiden toimittamiseen. Varsinaisen agendan asiakohtien lisäksi liikkeeseenlaskijalta tarvitaan tieto siitä:

• voiko asiakohdassa äänestää 
• mitkä ovat äänestysvaihtoehdot
• onko asiakohdan äänestys sitova vai neuvoa antava.

Ei-listayhtiöiden on ilmoitettava vähintään yhtiökokouksensa perustiedot kuten yhtiökokouspäivä ja yhtiökokouksen täsmäytyspäivä. 

2. Tietojen tallentaminen ja tiedottaminen eteenpäin

Euroclear Finland tallentaa yhtiökokouksen tiedot järjestelmäänsä ja tiedottaa tilinhoitajiaan yhtiökokouksesta SWIFT-sanomalla.

Tilinhoitajat toimittavat yhtiökokouksen tiedot sanomamuodossa eteenpäin asiakkailleen.

3. Ulkomaalaisten osakkeenomistajien ohjeet yhtiökokoukseen

Tilinhoitajat toimittavat Euroclear Finlandille asiakkaidensa puolesta ohjeita yhtiökokoukseen. Yhden osakkeenomistajan ohjeeseen voi sisältyä:

• rekisteröityminen tilapäiselle osakasluettelolle
• ilmoittautuminen yhtiökokoukseen
• äänestysohjeet asiakohdittain
• pyyntö äänten vahvistamiselle yhtiökokouksen jälkeen

Äänestysohjeita voi toimittaa SWIFT-sanomilla vain, jos yhtiökokouksen tiedoissa on yhtiökokouksen agendan tiedot. Rekisteröitymisiä ja äänestysohjeita voi lähettää yhtiökokouskutsussa mainittuun takarajaan saakka. 

Sanomien lisäksi Euroclear Finland tukee ainakin vuonna 2021 tällä hetkellä käytössä olevaa tapaa, jolla tilinhoitajat toimittavat rekisteröitymiset tilapäiselle osakasluettelolle erillistiedostona. Samoin on edelleen mahdollista lähettää äänestysohjeita csv-taulukolla. 

4. Tilapäinen osakasluettelo 

Ilmoittautumisajan päätyttyä Euroclear Finland luo tilapäisen osakasluettelon tilinhoitajien toimittamien tietojen perusteella ja toimittaa sen liikkeeseenlaskijalle. 

5. Valmistelut yhtiökokoukseen

Kun yhtiöllä on käytössä Euroclear Finlandin yhtiökokouspalvelu yhtiökokouspaikalla, Euroclear Finland tekee tarvittavat valmistelut kuten tänäkin päivänä siirtämällä tilapäisen osakasluettelon ja äänestysohjeet yhtiökokouspaikalla käytettävään ohjelmistoon. 

6. Vahvistus äänestysohjeiden käyttämisestä

Yhtiökokouksen jälkeen liikkeeseenlaskija vahvistaa yhtiökokouksen tulokset Euroclear Finlandille, joka vahvistaa yhtiön puolesta SWIFT-sanomilla tilinhoitajille

• äänestyohjeiden käyttämisen yhtiökokouksessa
• yhtiökokouksen tulokset agendakohdittain

Tilinhoitajat toimittavat sanomat edelleen asiakkailleen. Palvelu mahdollistaa Osakeyhtiölain 5. luvun 23 a§:n mukaisen menettelyn hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien osalta. 

• Kommunikointi standardoiduilla sanomilla on luotettava, kustannustehokas ja nopea tapa välittää tietoa säilytysketjussa.
• Tieto yhtiökokouksesta välittyy kaikkien Euroclear Finlandin tilinhoitajien kautta samanlaisena, kun pohjatietona on Euroclear Finlandin liikkeeseenlaskijalta saama tieto eli yhtiökokouskutsu. 
• Omaisuudenhoitajat eri markkinoilla käyttävät samoja sanomia, joiden sisältö on harmonisoitu ja standardisoitu. Yhtiökokousilmoittautumisten käsittelystä tulee tehokkaampaa ja nopeampaa, kun erilaisista  markkinakohtaisista käytännöistä voidaan luopua. 
• Hallintarekisteröityjen omistajien osallistuminen yhtiökokouksiin ja äänestäminen niissä lisääntyy, kun ilmoittautumisprosessi tehostuu.

Liikkeeseenlaskija toimittaa Euroclear Finlandille pyynnön omistajatietojen tunnistamisesta Euroclear Finlandista saatavalla lomakkeella. 

Euroclear Finland tallentaa tiedot järjestelmäänsä, jolloin tieto pyynnöstä lähtee SWIFT-sanomana tilinhoitajille, jotka toimittavat edelleen sanomalla hallintarekisteröityjen tiliensä omistustiedot kyselyssä mainitun lajin osalta. Jos tilinhoitajalla ei ole tietoa lopullisesta omistajasta, se toimittaa kyselyn eteenpäin tiedossaan olevalle omaisuudenhoitajalle säilytysketjussa. Tämä omaisuudenhoitaja toimii vastaavasti: ilmoittaa tiedossa olevat omistustietonsa ja tarvittaessa toimittaa kyselyn eteenpäin. Kyselyä toimitetaan säilytysketjussa eteenpäin niin kauan, kunnes omaisuudenhoitaja lähettää lopullisen osakkeenomistajan tiedot. 

Omistajatietojen kyselyssä on oltava seuraavat tiedot:

• osakelajin ISIN-koodi
• ”täsmäytyspäivä”, jonka tilanteesta säilyttäjät raportoivat omistukset
• tieto vastaussanomien vastaanottajasta (EFi tai joku muu liikkeeseelaskijan valitsema taho)
• vastausten toimittamisen takaraja.

Liikkeeseenlaskija voi lisäksi tiedustella päivää, josta lähtien osakkeet on omistettu yhtäjaksoisesti. Suomen lainsäädäntö ei sisällä mahdollisuutta antaa alarajaa, jonka alittavia omistuksia ei tarvitse raportoida. Käytännössä kaikki omistukset raportoidaan kyselyn perusteella. 

Euroclear Finland vastaanottaa vastaussanomat ja kokoaa vastauksista csv-muotoisen raportin liikkeeseenlaskijalle. Raportissa ovat mukana seuraavat tiedot lopullisista osakkeenomistajista:

• osakkeenomistajan nimi ja tunnus
• osoite
• osakkeiden määrä 
• omistuksen tyyppi: lopullinen osakkeenomistaja 
• vastauksen lähettäneen omaisuudenhoitajan tiedot

Vastausten takaraja kannattaa asettaa muutaman viikon päähän täsmäystyspäivästä varsinkin alkuvaiheessa, jotta säilyttäjillä on aikaa vastata kyselyyn ja toimittaa se eteenpäin säilytysketjussa.  

Euroclear Finland vastaanottaa vastauksia vain sanomamuodossa. Vastaussanomia voidaan vastaanottaa keneltä tahansa säilytysketjussa edellyttäen, että omaisuudenhoitaja on ottanut sanomat käyttöönsä. Muita tietojen toimitustapoja ei tueta. Euroclear Finland ei takaa, että kaikki säilytysketjun omaisuudenhoitajat vastaavat kyselyyn. 

Liikkeeseenlaskija maksaa Euroclear Finlandin hinnaston mukaisesti vastaanotettujen vastaussanomien kokonaismäärän ja raportoitujen lopullisten omistusten perusteella. Omaisuudenhoitajilla säilytysketjussa on oikeus velottaa omat kustannuksensa.