Liikkeeseenlaskija on yhteydessä Euroclear Finlandiin ennen yhtiökokouskutsun julkaisemista ja sopii kaikista tarvittavista palveluista ja tarvittavien tietojen toimittamisesta Euroclear Finlandille.
Lomake yhtiökokoustietojen ilmoittamista varten >
1. Yhtiökokouskutsu
Listayhtiöt lähettävät yhtiökokouskutsun Euroclear Finlandille. Yhtiökokouskutsun tiedot pitää antaa samanaikaisesti kun kutsu julkaistaan pörssitiedotteena. Yhtiökokouksen agenda on pakollinen äänestysohjeiden toimittamiseen. Varsinaisen agendan asiakohtien lisäksi liikkeeseenlaskijalta tarvitaan tieto siitä:
- voiko asiakohdassa äänestää
- mitkä ovat äänestysvaihtoehdot
- onko asiakohdan äänestys sitova vai neuvoa antava.
Ei-listayhtiöiden on ilmoitettava vähintään yhtiökokouksensa perustiedot kuten yhtiökokouspäivä ja yhtiökokouksen täsmäytyspäivä.
2. Tietojen tallentaminen ja tiedottaminen eteenpäin
Euroclear Finland tallentaa yhtiökokouksen tiedot järjestelmäänsä ja tiedottaa tilinhoitajiaan yhtiökokouksesta SWIFT-sanomalla.
Tilinhoitajat toimittavat yhtiökokouksen tiedot sanomamuodossa eteenpäin asiakkailleen.
3. Ulkomaalaisten osakkeenomistajien ohjeet yhtiökokoukseen
Tilinhoitajat toimittavat Euroclear Finlandille asiakkaidensa puolesta ohjeita yhtiökokoukseen. Yhden osakkeenomistajan ohjeeseen voi sisältyä:
- rekisteröityminen tilapäiselle osakasluettelolle
- ilmoittautuminen yhtiökokoukseen
- äänestysohjeet asiakohdittain
- pyyntö äänten vahvistamiselle yhtiökokouksen jälkeen
Äänestysohjeita voi toimittaa SWIFT-sanomilla vain, jos yhtiökokouksen tiedoissa on yhtiökokouksen agendan tiedot. Rekisteröitymisiä ja äänestysohjeita voi lähettää yhtiökokouskutsussa mainittuun takarajaan saakka.