Liikkeeseenlaskija on yhteydessä Euroclear Finlandiin ennen yhtiökokouskutsun julkaisemista ja sopii kaikista tarvittavista palveluista ja tarvittavien tietojen toimittamisesta Euroclear Finlandille.
1. Yhtiökokouskutsu
Listayhtiöt lähettävät yhtiökokouskutsun Euroclear Finlandille. Yhtiökokouskutsun tiedot pitää antaa samanaikaisesti kun kutsu julkaistaan pörssitiedotteena. Yhtiökokouksen agenda on pakollinen äänestysohjeiden toimittamiseen. Varsinaisen agendan asiakohtien lisäksi liikkeeseenlaskijalta tarvitaan tieto siitä:
- voiko asiakohdassa äänestää
- mitkä ovat äänestysvaihtoehdot
- onko asiakohdan äänestys sitova vai neuvoa antava.
Ei-listayhtiöiden on ilmoitettava vähintään yhtiökokouksensa perustiedot kuten yhtiökokouspäivä ja yhtiökokouksen täsmäytyspäivä.
2. Tietojen tallentaminen ja tiedottaminen eteenpäin
Euroclear Finland tallentaa yhtiökokouksen tiedot järjestelmäänsä ja tiedottaa tilinhoitajiaan yhtiökokouksesta SWIFT-sanomalla.
Tilinhoitajat toimittavat yhtiökokouksen tiedot sanomamuodossa eteenpäin asiakkailleen.
3. Ulkomaalaisten osakkeenomistajien ohjeet yhtiökokoukseen
Tilinhoitajat toimittavat Euroclear Finlandille asiakkaidensa puolesta ohjeita yhtiökokoukseen. Yhden osakkeenomistajan ohjeeseen voi sisältyä:
- rekisteröityminen tilapäiselle osakasluettelolle
- ilmoittautuminen yhtiökokoukseen
- äänestysohjeet asiakohdittain
- pyyntö äänten vahvistamiselle yhtiökokouksen jälkeen
Äänestysohjeita voi toimittaa SWIFT-sanomilla vain, jos yhtiökokouksen tiedoissa on yhtiökokouksen agendan tiedot. Rekisteröitymisiä ja äänestysohjeita voi lähettää yhtiökokouskutsussa mainittuun takarajaan saakka.