Virtuaalinen yhtiökokous on edelläkävijän valinta

Edelläkävijä valitsee luotettavimman kumppanin

”Haluamme toimia edelläkävijöinä. Olemme jo kolmesti toteuttaneet yhtiökokouksemme täysin virtuaalisina. Virtuaalinen vaihtoehto oli meille alkuun täysin uusi, sillä olimme järjestäneet Suomessa vain perinteisiä yhtiökokouksia. Toisaalta silläkin oli meille arvoa, että olimme yksi Suomen ensimmäisistä yhtiöistä, joka järjesti virtuaalisen yhtiökokouksen”, kertoo Valtteri Piri, Cityconin lakiasioista ja sijoittajasuhteista vastaava päällikkö (Manager, Legal and Investor Relations).

“Valitsimme yhtiökokousten järjestäjäksi Euroclearin. Koimme, että Euroclear oli osaavin ja riskittömin kumppani ja heidän palveluvalikoimastaan virtuaalinen yhtiökokous vastasi parhaiten tarpeitamme. Yhtiöllä on vuosikymmenien kokemus yhtiökokousten järjestämisestä ja toimintansa luonteen vuoksi heillä on hyvä ymmärrys esimerkiksi siitä, kuinka suora- ja hallintarekisterissä olevien osakkaiden tietoja käsitellään. Tiedot ovat myös aina ajan tasalla, koska Euroclear hallinnoi niitä itse. Olemme voineet luottaa heidän ammattitaitoonsa kaikissa tilanteissa”, Piri toteaa.

Äänestäminen ennakkoon ja kokouksen aikana

Virtuaalinen yhtiökokous on yrityksen kannalta tehokas ja selkeä tapa viedä kokous läpi. Ennakkoäänestyksen ansiosta yhtiöllä on jo ennen kokousta tiedossa asioiden saama kannatus tai vastustus. Osakkeenomistaja puolestaan saa äänensä kuuluviin, vaikka ei pystyisikään osallistumaan itse kokoukseen. Myös kokouksen aikana äänestäminen on nopeaa ja turvallista.

”Meillä oli käytössä myös ennakkoäänestys. Tällöin osakkeenomistajan ei tarvinnut osallistua varsinaiseen kokoukseen, vaan hän pystyi äänestämään ennakkoon eri asiakohdista. Tästä on muodostunut meille jo käytäntö, että annamme osakkeenomistajille mahdollisuuden äänestää ennakkoon eri asiakohdista ”, Piri taustoittaa.

Huomio kansainvälisissä osakkeenomistajissa

Virtuaalikokoukseen on helppo osallistua sijainnista riippumatta, mikä helpottaa kansainvälisten omistajien osallistumista yhtiökokoukseen.

”Meille oli kumppanivalintaa tehdessä tärkeää myös huomioida, kuinka ulkomaalaiset osakkeenomistajat pääsevät osallistumaan kokoukseen hallintarekisteröityjen tilien kautta, sillä omistajapohjamme on hyvin kansainvälinen. Euroclearilla on taustansa vuoksi paras osaaminen ja asiantuntemus näiden tilien ja omistusten käsittelyyn.”