• Hjälp

Skanska balanserar formellt och aktuellt på bolagsstämman

Skanskas årsstämma 3 april 2014. Foto: Holger Staffansson

Att vara ute i god tid och att vara väl förberedd. Det är det viktigaste för att kunna genomföra en bra bolagsstämma, enligt Skanskas chefsjurist Ann-Marie Hedbeck.

annmarie-hedbeck

Bygg- och projektutvecklingsföretaget Skanska höll sin årsstämma den 3 april. Cirka 440 deltagare – de flesta aktieägare eller ombud – kom till Clarion Hotel Sign i Stockholm för att lyssna på vd:s tal och ställa frågor. Skanska har sedan många år anlitat Euroclear Sweden som samarbetspartner för det administrativa arbetet kring bolagsstämman.

– Euroclear hjälper oss med allt från att ta emot anmälningar via telefon och webben, till att vara med på stämman, leverera röstlängden och sköta inpasseringen så att den flyter på som den ska, säger Ann-Marie Hedbeck.

Hon är chefsjurist på Skanska och har bland annat ansvar för att bolagsstämman planeras och genomförs.

– I år var det också till stort stöd att Euroclear hjälpte oss pricka av de femåriga fullmakterna som vi fick in förra året. Andelen utländska ägare i Skanska har ökat de senaste åren vilket gör att hanteringen av sådana fullmakter ökar.

Stor erfarenhet betyder mycket

Arbetet med stämman börjar långt innan själva stämmodagen och många på Skanska är involverade. Från Euroclear deltar bland andra projektledaren Per Helgesson.

– Per har jobbat med oss länge och är väl inkörd på hur vårt företag fungerar. Det är överhuvudtaget ett stort stöd att Euroclear har så lång erfarenhet av bolagsstämmor – vi kan även få tips och råd inför planeringen kring lokalen och andra praktiska frågor, förutom själva administrationen inför stämman och det som sker på plats på stämmodagen.

Ger utrymme för aktieägarnas frågor

Skanskas årsstämma 3 april 2014. Foto: Holger Staffansson

För Skanska är det viktigt att bolagsstämman inte bara innehåller de formella delarna, utan att det även finns utrymme för information till och frågor från aktieägarna som besvaras av främst vd, styrelseordföranden och revisorn.

– Stämman är det största mötet vi har med våra aktieägare. Vi vill att det ska vara informativt och givande för alla som är där, och vi ser det som ett tillfälle för oss att berätta vad som händer inom företaget och för aktieägarna att kunna få svar på det de undrar över. Då behövs ett grundligt förarbete, vilket gör att det är skönt för oss att slippa tänka så mycket på de grundläggande detaljerna närmast före och under stämman.

Många pusselbitar som ska falla på plats

Ann-Marie menar att den största utmaningen med att organisera en bolagsstämma är den omfattande planeringen och förberedelserna som måste ske i väldigt god tid, ofta ett helt år innan.

– Men även om man planerar långt i förväg och har förberett så krävs det mycket även dagarna innan, allt ska falla på plats och det är många pusselbitar, säger hon och fortsätter:

– En utmaning är att få rätt balans mellan de aktuella och de formella frågorna, så att det formella bara flyter på. Där har Euroclear en mycket viktig roll, för när det administrativa fungerar kan vi själva lägga mer fokus på att det blir ett bra möte på plats.

Kontakt

Foto: Holger Staffansson

Toppen av sidan