Covid-19-kriisi iski Suomen markkinoille kesken kiivainta yhtiökokouskautta: 84 yhtiötä joutui siirtämään yhtiökokouksensa, ja 41 yhtiön osingonmaksu siirtyi myöhempään ajankohtaan. Poikkeustilan julkistamisen jälkeen asiakkaamme pystyivät pitämään koronatilanteesta huolimatta yhtiökokouksensa erityisjärjestelyin, muun muassa tarjoamalla ennakkoäänestyspalvelua ja valtakirjaäänestämistä sekä sosiaalisella eristäytymisellä kokouspaikalla. Useat yhtiöt järjestivät osakkeenomistajille mahdollisuuden seurata yhtiökokousta videoyhteyden välityksellä.
Euroclear Finlandin liikkeeseenlaskijatiimissä työskenteli tänä keväänä seitsemän ammattilaista, jotka olivat yhtiöiden tukena toteuttamassa yhtiökokouksia sekä perinteisesti että koronatilanteen tuomilla uusilla tavoilla. Kevät oli kiireinen ja haastava meille kaikille, kun muuttuvassa tilanteessa etsittiin tapoja, joilla saada yhtiökokoukset vietyä turvallisesti läpi ja varmistaa osakkeenomistajien äänten kuuluminen. Nyt kesäkuun lopulla viimeisetkin siirretyt kokoukset on onnistuneesti pidetty ja yhtiökokouspäätökset tehty.
Yhtiökokouksiin vaikuttivat poikkeuskeväänä eniten hallituksen asettamat kokoontumisrajoitukset, mutta muilta osin toimittiin suurelta osin normaalimenettelyin. Kokousilmoittautumisia ja ennakkoääniä otettiin vastaan yhtiön verkkosivujen tai Euroclear Finlandin tarjoaman Call Center palvelun kautta. Hallintarekisteröityjen omistajien ilmoittautumisia ja ääniä vastaanotettiin kuten normaalisti säilyttäjäpankkien välityksellä. Myös suorarekisteröidyt ulkomaiset omistajat saivat äänensä kuuluville asiamiesten kautta. Yhtiökokouspaikalla Euroclear Finlandin edustajat vastasivat osallistujien rekisteröimisestä, salikirjanpidosta ja mahdollisista äänestystuloksista sekä olivat tarvittaessa yhtiöiden tukena erityisjärjestelyin hoidetuissa yhtiökokouksissa.
Eduskunnan 24.4.2020 hyväksymä väliaikainen laki antoi pörssiyhtiöille muun muassa mahdollisuuden järjestää yhtiökokous ilman fyysistä tilaisuutta. Euroclear Finland toteutti nopeasti ratkaisun, joka perustui jo pidempään tarjolla olleen sähköisen ennakkoäänestyspalvelun laajentamiseen niin, että äänet oli mahdollista antaa myös sähköpostilla tai postitse, jolloin Euroclear Finland kirjasi ne ennakkoääniksi. Hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien ennakkoäänet ja asiamiehille annetut valtakirjaäänet täsmäytettiin sekä yhdistettiin ennakkoäänestyspalvelussa annettuihin ääniin. Syntynyt äänestystulos kattoi näin kaikkien äänivaltaa yhtiökokouksessa käyttävien osakkeenomistajien äänet, joten kaikki osakkeenomistajat saivat äänensä kuuluville ja heidän tasavertainen kohtelunsa toteutui.
Monikanavaisuus lisääntyy
Tänä keväänä oli joissakin yhtiökokouksissa tarkoitus ottaa käyttöön äänestyslaitteet kokouspaikalla, mutta koronarajoitusten takia tätä palvelua ei päästy toteuttamaan. Äänestyslaitteet kuitenkin säilyvät palveluvalikoimassamme, minkä lisäksi monenlaiset muutkin elektroniset äänestysmahdollisuudet, kuten mobiiliäänestäminen ja reaaliaikainen etä-äänestäminen, ovat osa tulevaisuutta.
Kaikilla osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja esittää siellä kysymyksiä ja ehdotuksia sekä vaatia äänestystä. Heillä on lisäksi oikeus esittää ennalta päätösehdotuksia kokouksen asialistalle.
Tänä keväänä näitä oikeuksia käytettiin yhä useammalla eri tavalla, kun ennakkoäänestäminen internetin kautta ja kokousten seuraaminen videoyhteyden välityksellä lisääntyivät selvästi. Monissa maissa yhtiöt ottivat käyttöön myös online-äänestämisen, ja sen yleistyminen tulevaisuudessa näyttää todennäköiseltä. Useat osakkeenomistajat pitivät hyvänä sitä, että toimitusjohtajan katsaus oli seurattavissa verkossa tai saatavilla tallenteena.
Osakkeenomistajien oikeudet II –direktiivin vaikutukset voimaan 3.9.2020
Osakkeenomistajien oikeudet II direktiivi (SRDII) tuo mukanaan harmonisoidun ja standardoidun tavan tiedottaa yhtiökokouksista hallintarekisteröidyille osakkeenomistajille sekä rekisteröityä ja antaa äänet yhtiökokoukseen.
Informaatio yhtiökokouksesta sekä ilmoittautuminen yhtiökokoukseen ja äänestysohjeet välitetään ISO-standardin mukaisilla sanomilla säilyttäjäketjun ja arvopaperikeskuksen välillä. Tämä nopeuttaa ja selkeyttää prosessia, koska käyttöön tulevat yhtenäiset sanomamallit eri markkinoilla. Euroclear Finland lähettää yhtiökokouskutsusanoman osapuolille, jotka lähettävät sen eteenpäin säilyttäjäketjussa. Liikkeeseenlaskijoilta tarvitaan sanomaan yhtiökokousta koskevat tiedot. Valmistelemme tätä prosessia ensi kevään yhtiökokouskautta varten ja tiedotamme lisää syksyn aikana.
Poikkeusolot toivat mukanaan muutoksia yhtiökokouskulttuuriin. Olemmekin lähteneet tämän kevään kokemusten ja asiakkaidemme toiveiden perusteella kehittämään uusia palveluja tulevia yhtiökokouksia varten. Vuosikymmenten mittainen kokemuksemme asiakkaidemme yhtiökokousten tukemisesta antaa meille hyvät lähtökohdat tähän työhön.
